Privacy Policy
This is HR4 Ltd's ("HR4") privacy policy. This document explains HR4's policies for the collection, use and disclosure of personal information. HR4 is strongly committed to protecting and respecting the privacy of its customers and abides by applicable privacy legislation.
HR4 provides services and tools that aid in job performance and customer service performance.
The information we collect
HR4 collects information by various methods including information actively provided by its customers, information about the use of its website, information collected through the provision of its services, and information learned during help desk support.
The types of personal information we collect is primarily human resources and job performance information inputted into the HR4 system by HR4 customers and customer employees. HR4 also collects information such as IP address and location information to the extent they are relevant to the provision of its services. We may record calls to or from our customer service representatives for purposes of accuracy, performance reviews, and training. HR4 customers are responsible for how they deal with employee information contained in the HR4 system.
HR4 uses Google Analytics to help analyse how visitors use our sites. Google Analytics uses "cookies", which are small text files placed on your computer, to collect standard internet log information and visitor behavior information in an anonymous form. Note the deliberate emphasis of anonymous, as no personally identifiable information is collected about you unless you explicitly submit that information on this website (for example through a text box). You can find Google Analytics' Privacy Policy here.
The anonymous information generated by Google Analytics cookies about your use of HR4’s website is transmitted to Google – not HR4. This information is processed to compile statistical reports on website activity for this site. These reports are used to evaluate aggregate visitor usage to optimise the content, and its marketing, to better meet your needs.
We abide by any “do not track” or other privacy choices made by individuals when using our websites or online services. Our smartphone app tracks user location as needed to operate features such as “punch-in” and “punch-out”. It does not track user location when the app is not open. Users are encouraged not to authorize the HR4 app to run in the background.
How we use this information
This information is used to provide our services to our customers. HR4 only uses this information as directed by its customers. HR4 may use aggregate, anonymous, and statistical information which will not be linked to identified individuals or customers. This information could be for various other uses for HR4 and third parties.
Who we share this information with
HR4 may provide personal information to its consultants, subcontractors, and professional advisers (which shall be bound by privacy obligations) to assist HR4’s uses disclosed herein. HR4 does not sell or share personal or customer information with third parties unless directed to do so by a customer. HR4 provides interfaces between the HR4 system and third-party vendors for various related services. The customer chooses which of the available third-party services it wishes to deal with, and HR4 only shares information with those third-party services as directed by the customer. HR4 does not control and is not responsible in any way for the privacy or other policies or practices of those third parties, which are as between the third party and the customer.
HR4 does not share personal information with any third parties except as disclosed in this policy.
We may use subcontractors located in Canada or the United States to process and store personal information. More information can be obtained from our Privacy Officer.
Security
Personal information is protected by security measures appropriate to the nature of the information. HR4 follows security standards to protect the confidentiality of personal information so it is used for the intended purposes. HR4 retains information of a customer for only a limited time after the customer ceases to be a customer of HR4.
Accessing information
Individuals may review their personal information contained in HR4 files by contacting their employer.
General
HR4 may amend this policy from time to time by posting an updated version on our website. If such amendments affect how HR4 uses or discloses personal information already held by HR4 in a material way, HR4 will obtain consent.
This policy was last updated on June 15, 2021
Notwithstanding the general terms of this policy, the collection, use, and disclosure of personal information may be made outside of the terms herein to the extent provided for in any applicable privacy or other legislation in effect from time to time, or pursuant to court orders.
Contact us
For more information on HR4 and privacy please contact our Privacy Officer at: privacy@hr4.com
Voici la politique de confidentialité de HR4 Ltd (« HR4 »). Ce document explique les politiques de HR4 en matière de collecte, d'utilisation et de divulgation d'informations personnelles. HR4 s'engage fermement à protéger et à respecter la vie privée de ses clients et se conforme à la législation applicable en matière de confidentialité.
HR4 fournit des services et des outils qui facilitent la performance professionnelle et la performance du service à la clientèle.
Les informations que nous collectons
HR4 collecte des informations de différentes manières, notamment les informations fournies activement par ses clients, les informations sur l'utilisation de son site Web, les informations collectées lors de la fourniture de ses services et les informations apprises lors du support de service d'assistance.
Les types d'informations personnelles que nous collectons sont principalement des informations sur les ressources humaines et la performance professionnelle saisies dans le système HR4 par les clients de HR4 et les employés des clients. HR4 collecte également des informations telles que l'adresse IP et des informations de localisation dans la mesure où elles sont pertinentes pour la fourniture de ses services. Nous pouvons enregistrer les appels vers ou depuis nos représentants du service client à des fins d'exactitude, d'évaluation des performances et de formation. Les clients de HR4 sont responsables de la manière dont ils traitent les informations des employés contenues dans le système HR4.
HR4 utilise Google Analytics pour analyser la manière dont les visiteurs utilisent nos sites. Google Analytics utilise des "cookies", qui sont de petits fichiers texte placés sur votre ordinateur, pour collecter des informations de journal standard sur Internet et des informations sur le comportement des visiteurs de manière anonyme. Notez l'accent mis délibérément sur l'anonymat, car aucune information permettant de vous identifier personnellement n'est collectée à moins que vous ne soumettiez explicitement ces informations sur ce site (par exemple, via un champ de texte). Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Google Analytics ici.
Les informations anonymes générées par les cookies de Google Analytics concernant votre utilisation du site Web de HR4 sont transmises à Google, et non à HR4. Ces informations sont traitées pour établir des rapports statistiques sur l'activité du site Web de ce site. Ces rapports sont utilisés pour évaluer l'utilisation globale du site par les visiteurs afin d'optimiser le contenu et son marketing afin de mieux répondre à vos besoins.
Nous respectons toute option de "ne pas suivre" ou tout autre choix de confidentialité effectué par les individus lors de l'utilisation de nos sites Web ou services en ligne. Notre application pour smartphone suit la position de l'utilisateur si nécessaire pour faire fonctionner des fonctionnalités telles que "pointage d'entrée" et "pointage de sortie". Elle ne suit pas la position de l'utilisateur lorsque l'application n'est pas ouverte. Les utilisateurs sont encouragés à ne pas autoriser l'application HR4 à s'exécuter en arrière-plan.
Comment nous utilisons ces informations
Ces informations sont utilisées pour fournir nos services à nos clients. HR4 n'utilise ces informations que conformément aux directives de ses clients. HR4 peut utiliser des informations agrégées, anonymes et statistiques qui ne seront pas liées à des individus ou à des clients identifiés. Ces informations peuvent être utilisées à diverses fins par HR4 et des tiers.
À qui nous partageons ces informations
HR4 peut fournir des informations personnelles à ses consultants, sous-traitants et conseillers professionnels (qui seront tenus par des obligations de confidentialité) pour aider HR4 dans les utilisations divulguées ici. HR4 ne vend ni ne partage d'informations personnelles ou de clients avec des tiers, sauf indication contraire d'un client. HR4 fournit des interfaces entre le système HR4 et des fournisseurs tiers pour divers services connexes. Le client choisit les services tiers disponibles avec lesquels il souhaite traiter, et HR4 ne partage des informations qu'avec ces services tiers conformément aux instructions du client. HR4 n'exerce aucun contrôle et n'est en aucun cas responsable de la politique de confidentialité ou des pratiques des tiers, qui relèvent de la responsabilité du tiers et du client.
HR4 ne partage pas d'informations personnelles avec des tiers, sauf indication contraire dans la présente politique.
Nous pouvons faire appel à des sous-traitants situés au Canada ou aux États-Unis pour traiter et stocker des informations personnelles. Des informations supplémentaires peuvent être obtenues auprès de notre agent de protection de la vie privée.
Sécurité
Les informations personnelles sont protégées par des mesures de sécurité appropriées à la nature des informations. HR4 respecte les normes de sécurité pour protéger la confidentialité des informations personnelles afin qu'elles soient utilisées aux fins prévues. HR4 conserve les informations d'un client pendant une durée limitée après que le client cesse d'être un client de HR4.
Accès aux informations
Les individus peuvent consulter leurs informations personnelles contenues dans les dossiers de HR4 en contactant leur employeur.
Général
HR4 peut modifier cette politique de temps à autre en publiant une version mise à jour sur notre site Web. Si de telles modifications affectent la manière dont HR4 utilise ou divulgue des informations personnelles déjà détenues par HR4 de manière importante, HR4 obtiendra le consentement requis.
Cette politique a été mise à jour pour la dernière fois le 15 juin 2021.
Nonobstant les termes généraux de cette politique, la collecte, l'utilisation et la divulgation d'informations personnelles peuvent être effectuées en dehors des modalités énoncées ici dans la mesure prévue par toute législation applicable en matière de confidentialité ou autre en vigueur de temps à autre, ou conformément à des ordonnances de justice.
Contactez-nous
Pour plus d'informations sur HR4 et la confidentialité, veuillez contacter notre agent de protection de la vie privée à l'adresse : privacy@hr4.com