Privacy Policy
This is HR4 Ltd's ("HR4") privacy policy. This document explains HR4's policies for the collection, use and disclosure of personal information. HR4 is strongly committed to protecting and respecting the privacy of its customers and abides by applicable privacy legislation.
HR4 provides services and tools that aid in job performance and customer service performance.
The information we collect
HR4 collects information by various methods including information actively provided by its customers, information about the use of its website, information collected through the provision of its services, and information learned during help desk support.
The types of personal information we collect is primarily human resources and job performance information inputted into the HR4 system by HR4 customers and customer employees. HR4 also collects information such as IP address and location information to the extent they are relevant to the provision of its services. We may record calls to or from our customer service representatives for purposes of accuracy, performance reviews, and training. HR4 customers are responsible for how they deal with employee information contained in the HR4 system.
HR4 uses Google Analytics and Google Analytics 4 (GA4) to help analyse how visitors use our sites. Google Analytics uses "cookies", which are small text files placed on your computer, to collect standard internet log information and visitor behavior information in an anonymous form. Note the deliberate emphasis of anonymous, as no personally identifiable information is collected about you unless you explicitly submit that information on this website (for example through a text box). You can find Google Analytics' Privacy Policy here.
The anonymousinformation generated by Google Analytics cookies about your use of HR4’swebsite is transmitted to Google – not HR4. This information is processed tocompile statistical reports on website activity for this site. These reportsare used to evaluate aggregate visitor usage to optimise the content, and itsmarketing, to better meet your needs.
COOKIES AND TRACKING TECHNOLOGIES
In addition toGoogle Analytics, our website uses the following cookies and similar technologies to operate, secure, measure, and market our services: Google Tag Manager — manages the measurement and marketing tags that run on our website. Google Analytics 4 (GA4) — measures, in aggregate, how visitors find and use our website. LinkedIn Insight Tag — measures the performance of our LinkedIn advertising and supports advertising to website visitors on LinkedIn. HubSpot — powers our web forms, marketing communications, and customer-relationship management. Intercom — provides the live-chat /messaging widget on our website. When you use the chat, the messages you send are processed by Intercom, Inc. acting as our service provider. Please do not enter sensitive personal information into the chat.
Non-essential cookies (analytics and advertising) are placed only after you provide consent through our cookie banner, and you can change your choices at any time using the “Cookie Settings” / “Your Privacy Choices” link in our website footer. We also honor browser-based Global Privacy Control (GPC) signals as a request toopt out of non-essential tracking and the sharing of personal information for cross-context behavioural advertising.
We abide by any “do not track” (including browser-based Global Privacy Control (GPC)) or other privacy choices made by individuals when using our websites or online services.Our smartphone app tracks user location as needed to operate features such as“punch-in” and “punch-out”. It does not track user location when the app is not open.
How we use this information
This information is used to provide our services to our customers. HR4 only uses this information as directed by its customers. HR4 may use aggregate, anonymous, and statistical information which will not be linked to identified individuals or customers. This information could be for various other uses for HR4 and third parties.
Who we share this information with
HR4 may provide personal information to its consultants, subcontractors, and professional advisers (which shall be bound by privacy obligations) to assist HR4’s uses disclosed herein. HR4 does not sell or share personal or customer information with third parties unless directed to do so by a customer. HR4 provides interfaces between the HR4 system and third-party vendors for various related services. The customer chooses which of the available third-party services it wishes to deal with, and HR4 only shares information with those third-party services as directed by the customer. HR4 does not control and is not responsible in any way for the privacy or other policies or practices of those third parties, which are as between the third party and the customer.
HR4 does not share personal information with any third parties except as disclosed in this policy. Separately, our website uses the advertising and analytics technologies described above (for example, the LinkedIn Insight Tag); under some privacy laws this use may be considered “sharing” personal information for cross-context behavioural advertising. You can opt out of this at any time through our cookie banner, the “Your Privacy Choices” link in our footer, or by sending a Global Privacy Control signal.
We may use subcontractors located in Canada or the United States to process and store personal information. More information can be obtained from our Privacy Officer.
We engage carefully selected third-party partners and service providers who process personal data on our behalf in compliance with GDPR. From time to time, we appoint digital marketing agencies to conduct outreach and marketing activities on our behalf. As part of these activities, personal data may be processed in accordance with applicable data protection laws. Our appointed data processors include:
(i) Prospect Global Ltd (trading as Sopro) Reg. UK Co. 09648733. You can contact Sopro and view their privacy policy here: http://sopro.io. Sopro is registered with the ICO Reg: ZA346877. Their Data Protection Officer can be emailed at: dpo@sopro.io
Security
Personal information is protected by security measures appropriate to the nature of the information. HR4 follows security standards to protect the confidentiality of personal information so it is used for the intended purposes. HR4 retains information of a customer for only a limited time after the customer ceases to be a customer of HR4.
Accessing information
Individuals may review their personal information contained in HR4 files by contacting their employer.
General
HR4 may amend this policy from time to time by posting an updated version on our website. If such amendments affect how HR4 uses or discloses personal information already held by HR4 in a material way, HR4 will obtain consent.
This policy was last updated on June 30, 2026
Notwithstanding the general terms of this policy, the collection, use, and disclosure of personal information may be made outside of the terms herein to the extent provided for in any applicable privacy or other legislation in effect from time to time, or pursuant to court orders.
Contact us
For more information on HR4 and privacy please contact our Privacy Officer at: privacy@hr4.com
Voici la politique de confidentialité de HR4 Ltd (« HR4 »). Ce document explique les politiques de HR4 en matière de collecte, d'utilisation et de divulgation d'informations personnelles. HR4 s'engage fermement à protéger et à respecter la vie privée de ses clients et se conforme à la législation applicable en matière de confidentialité.
HR4 fournit des services et des outils qui facilitent la performance professionnelle et la performance du service à la clientèle.
Les informations que nous collectons
HR4 recueille des renseignements par divers moyens, notamment les renseignements fournis activement par ses clients, les renseignements sur l'utilisation de son site Web, les renseignements recueillis dans le cadre de la prestation de ses services et les renseignements obtenus lors du soutien technique.
Les types de renseignements personnels que nous recueillons sont principalement des renseignements sur les ressources humaines et le rendement au travail saisis dans le système HR4 par les clients de HR4 et leurs employés. HR4 recueille également des renseignements tels que l'adresse IP et les données de localisation, dans la mesure où ils sont pertinents à la prestation de ses services. Nous pouvons enregistrer les appels entrants et sortants de nos représentants du service à la clientèle à des fins d'exactitude, d'évaluation du rendement et de formation. Les clients de HR4 sont responsables de la façon dont ils traitent les renseignements sur les employés contenus dans le système HR4.
HR4 utilise Google Analytics et Google Analytics 4 (GA4) pour aider à analyser la façon dont les visiteurs utilisent nos sites. Google Analytics utilise des « témoins » (cookies), soit de petits fichiers texte déposés sur votre ordinateur, pour recueillir des renseignements de journalisation Internet standards et des renseignements sur le comportement des visiteurs sous une forme anonyme. Notez l'accent délibéré mis sur le mot « anonyme », car aucun renseignement permettant de vous identifier n'est recueilli à votre sujet, à moins que vous ne soumettiez explicitement ces renseignements sur ce site Web (par exemple au moyen d'une zone de texte). Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Google Analytics ici.
Les renseignements anonymes générés par les témoins de Google Analytics concernant votre utilisation du site Web de HR4 sont transmis à Google — et non à HR4. Ces renseignements sont traités afin de produire des rapports statistiques sur l'activité du site Web pour ce site. Ces rapports servent à évaluer l'utilisation globale des visiteurs afin d'optimiser le contenu et son marketing pour mieux répondre à vos besoins.
TÉMOINS ET TECHNOLOGIES DE SUIVI
En plus de Google Analytics, notre site Web utilise les témoins et technologies similaires suivants pour exploiter, sécuriser, mesurer et commercialiser nos services : Google Tag Manager — gère les balises de mesure et de marketing qui s'exécutent sur notre site Web. Google Analytics 4 (GA4) — mesure, de façon globale, comment les visiteurs trouvent et utilisent notre site Web. Balise LinkedIn Insight — mesure le rendement de notre publicité sur LinkedIn et permet de diffuser de la publicité aux visiteurs de notre site Web sur LinkedIn. HubSpot — alimente nos formulaires Web, nos communications marketing et notre gestion de la relation client. Intercom — fournit le widget de clavardage en direct / messagerie sur notre site Web. Lorsque vous utilisez le clavardage, les messages que vous envoyez sont traités par Intercom, Inc., qui agit à titre de fournisseur de services. Veuillez ne pas saisir de renseignements personnels sensibles dans le clavardage.
Les témoins non essentiels (analytique et publicité) ne sont déposés qu'après que vous ayez donné votre consentement au moyen de notre bannière de témoins, et vous pouvez modifier vos choix en tout temps à l'aide du lien « Paramètres des témoins » / « Vos choix en matière de confidentialité » dans le pied de page de notre site Web. Nous respectons également les signaux du Contrôle global de la confidentialité (Global Privacy Control, GPC) émis par le navigateur comme une demande de retrait du suivi non essentiel et du partage de renseignements personnels aux fins de publicité comportementale intercontextuelle.
Nous respectons toute demande de « ne pas suivre » (y compris le Contrôle global de la confidentialité (GPC) du navigateur) ou tout autre choix en matière de confidentialité fait par les personnes lorsqu'elles utilisent nos sites Web ou nos services en ligne. Notre application pour téléphone intelligent suit la localisation de l'utilisateur au besoin pour faire fonctionner des fonctionnalités telles que le « pointage d'entrée » et le « pointage de sortie ». Elle ne suit pas la localisation de l'utilisateur lorsque l'application n'est pas ouverte.
Comment nous utilisons ces informations
Ces informations sont utilisées pour fournir nos services à nos clients. HR4 n'utilise ces informations que conformément aux directives de ses clients. HR4 peut utiliser des informations agrégées, anonymes et statistiques qui ne seront pas liées à des individus ou à des clients identifiés. Ces informations peuvent être utilisées à diverses fins par HR4 et des tiers.
À qui nous partageons ces informations
HR4 peut fournir des informations personnelles à ses consultants, sous-traitants et conseillers professionnels (qui seront tenus par des obligations de confidentialité) pour aider HR4 dans les utilisations divulguées ici. HR4 ne vend ni ne partage d'informations personnelles ou de clients avec des tiers, sauf indication contraire d'un client. HR4 fournit des interfaces entre le système HR4 et des fournisseurs tiers pour divers services connexes. Le client choisit les services tiers disponibles avec lesquels il souhaite traiter, et HR4 ne partage des informations qu'avec ces services tiers conformément aux instructions du client. HR4 n'exerce aucun contrôle et n'est en aucun cas responsable de la politique de confidentialité ou des pratiques des tiers, qui relèvent de la responsabilité du tiers et du client.
HR4 ne partage pas d'informations personnelles avec des tiers, sauf indication contraire dans la présente politique.
Nous pouvons faire appel à des sous-traitants situés au Canada ou aux États-Unis pour traiter et stocker des informations personnelles. Des informations supplémentaires peuvent être obtenues auprès de notre agent de protection de la vie privée.
Nous faisons appel à des partenaires tiers et à des prestataires de services soigneusement sélectionnés qui traitent les données personnelles pour notre compte conformément au RGPD. Nous mandatons occasionnellement des agences de marketing numérique pour mener des activités de prospection et de marketing pour notre compte. Dans le cadre de ces activités, des données personnelles peuvent être traitées conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Nos sous-traitants désignés comprennent :
(i) Prospect Global Ltd (opérant sous le nom de Sopro), n° d'enregistrement au Royaume-Uni 09648733. Vous pouvez contacter Sopro et consulter sa politique de confidentialité ici : http://sopro.io. Sopro est enregistré auprès de l'ICO sous le numéro ZA346877. Son délégué à la protection des données peut être contacté à l'adresse : dpo@sopro.io
Sécurité
Les informations personnelles sont protégées par des mesures de sécurité appropriées à la nature des informations. HR4 respecte les normes de sécurité pour protéger la confidentialité des informations personnelles afin qu'elles soient utilisées aux fins prévues. HR4 conserve les informations d'un client pendant une durée limitée après que le client cesse d'être un client de HR4.
Accès aux informations
Les individus peuvent consulter leurs informations personnelles contenues dans les dossiers de HR4 en contactant leur employeur.
Général
HR4 peut modifier cette politique de temps à autre en publiant une version mise à jour sur notre site Web. Si de telles modifications affectent la manière dont HR4 utilise ou divulgue des informations personnelles déjà détenues par HR4 de manière importante, HR4 obtiendra le consentement requis.
Cette politique a été mise à jour pour la dernière fois le 30 juin 2026.
Nonobstant les termes généraux de cette politique, la collecte, l'utilisation et la divulgation d'informations personnelles peuvent être effectuées en dehors des modalités énoncées ici dans la mesure prévue par toute législation applicable en matière de confidentialité ou autre en vigueur de temps à autre, ou conformément à des ordonnances de justice.
Contactez-nous
Pour plus d'informations sur HR4 et la confidentialité, veuillez contacter notre agent de protection de la vie privée à l'adresse : privacy@hr4.com
